De alguna manera dentro de la propia administración pública, los archivos son, junto con el expediente, unidades de información verídica
Su organización es cada día más importante
Para el exdirector general de Archivos del Tribunal Federal de Justicia Administrativa (TFJA), Jorge Nacif Mina, debido al crecimiento del derecho a la información que se está registrando en nuestro país, la organización de los archivos cada día debe ser más importante, debe de ser más fina, y debe de traer consigo tres grandes elementos que son la organización de archivos; la descripción de archivos y la valoración de archivos, para poder evitar la saturación de aquella documentación que poco a poco va perdiendo valores, pero que además va a servir para poder ver el destino final de la documentación.
La información no solo es digital
Nacif Mina consideró que "de alguna manera dentro de la propia administración pública, los archivos son, junto con el expediente, unidades de información verídica, que sirve para el conocimiento de la administración pública, de la historia y del derecho a la información".
El especialista dijo que ahí es donde “Se vinculan con la transparencia, el acceso a la información y todos los derechos que se van teniendo de la información; claro, es lógico que a veces nos olvidamos de los archivos y creemos que la información solo está en los sistemas de cómputo, y no es así, los archivos se forman en primera instancia con soporte de papel, que poco a poco va desarrollando un lugar dentro de la administración pública".
Archivos ayudan a entender administración pública
Jorge Nacif señaló que "decir si en el cúmulo de papeles tenemos expedientes con valores testimoniales, que nos ayuden a entender si realmente la unidad administrativa cumplió con esas atribuciones y funciones de las cuales nos hemos referido; esas atribuciones y funciones vienen dadas en la reglamentación oficial que da origen a las unidades o áreas administrativas y que las obliga a cumplir con trámites que son parte de su estructura funcional".
Sin embargo, consideró que "Tenemos que decir que hoy en día también tenemos soportes electrónicos, pero esos soportes electrónicos deben ser eminentemente producidos electrónicamente, no es válido digitalizar el soporte de papel para decir que tenemos un archivo electrónico, si lo digitalizamos simplemente es para difundirlo, pero no sustituye al documento original".
Los archivos se alimentan de expedientes
El exdirector general de Archivos del Tribunal Federal de Justicia Administrativa (TFJA) dijo que "Los archivos se dividen en tres grandes facetas que son el Archivo Institución, el Archivo Local y el Archivo Información.
Señaló que los archivos siempre estarán dentro de procesos de administración pública porque se alimentan de expedientes, que se forman con documentos que se producen en el momento de cumplir atribuciones y funciones de las unidades administrativas.
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