La “nueva normalidad” en las oficinas obligará a las empresas y a sus trabajadores a adaptarse a nuevas condiciones de espacio, pero también podría traer cambios en muchos paradigmas, como los días de paga o los códigos de vestimenta, además de que se podrán aprovechar recursos como la Inteligencia Artificial para crear entornos más seguros.
Aunque el home office mostró algunas de sus ventajas durante el confinamiento, hay muchos trabajadores que extrañan regresar a su lugar de trabajo. De acuerdo con el estudio “Termómetro Laboral” de la bolsa de trabajo en línea, OCCMundial, 38% de los profesionales mexicanos mencionó no contar con un lugar exclusivo para dedicarse a su empleo, teniendo que ocupar la sala, el comedor o algún otro sitio de su hogar, lo cual podría estar ligado al 28% de empresas que opinan que sus colaboradores mantienen un desempeño bajo.
Sandeep Mathrani, CEO de la compañía especializada en espacios de trabajo compartido, WeWork, declaró recientemente que, tras la contingencia sanitaria, los espacios de trabajo están obligados a ofrecer un valor adicional, pues las conexiones humanas y el trabajo en equipo fluyen mejor cuando se hace de manera presencial.
Un estudio realizado en Estados Unidos por las consultorías Hamilton Place Strategies y Replica arrojó que hoy 50% de las personas se sienten menos conectadas con sus compañeros de trabajo, 45% se siente menos productivas y 36% se sienten menos positivas respecto a sus carreras y crecimiento.
Otra consultora estadounidense, Gensler, encontró que solamente 12% de los trabajadores en Estados Unidos desea trabajar todos los días desde casa, mientras que 70% de las personas extrañan sus lugares de trabajo por razones como las reuniones con sus compañeros, socializar, resolver cara a cara los temas de trabajo, ser parte de una comunidad y tener acceso a la tecnología.
Ante ese panorama, en México, la empresa WeWork ha trabajado de cerca con consultores en limpieza y seguridad para generar nuevas distribuciones en sus espacios, colocar señalización adecuada y crear protocolos de desinfección de áreas, todo con el fin de que los equipos de trabajo regresen a trabajar en condiciones seguras y, sobre todo, con las características de interacción necesarias para ser más productivas.
“Somos una empresa global y hay muchas de nuestras regiones que ya han vuelto a la actividad, como nuestros compañeros de China que ya tienen dos meses operando 100 edificios, y eso nos da un muy buen punto de partida basándonos en su experiencia”, aseguró Álvaro Villar, general manager de WeWork México y Centroamérica, en charla con López-Dóriga Digital.
Así, con una fuerte inversión, además de implementar filtros sanitarios, esta empresa dedicada a desarrollar y rentar oficinas acondicionadas ha recalculado las densidades en áreas comunes, salas de juntas y otras zonas, colocado señalamientos para que los usuarios sepan cómo distribuirse en las instalaciones, además de capacitar al personal y a los clientes de los más de 1,300 corporativos que contratan sus servicios en México.
Queremos seguir fomentando la interacción, porque creemos que el networking es parte importante del éxito de los negocios, pero tenemos que hacerlo de una manera segura”, reiteró.
El ejecutivo indicó que las empresas con las que trabajan ya se están planteando nuevos modelos de flexibilidad, como tener varias ubicaciones para no concentrar a todos sus empleados en un mismo espacio o que cada una de sus áreas labore únicamente en días específicos.
“El home office ha venido a solventar un espacio durante la pandemia, pero tiene muchísimas limitantes, y es ahí donde los espacios de trabajo que se adapten mejor a la nueva realidad van a tener éxito”, aseguró.
Lo que marcan las autoridades
Esa empresa, al igual que las que operan sus oficinas por su cuenta, han tenido que alinearse a criterios establecidos por las autoridades federales y locales. Por ejemplo, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) elaboró una “Lista de comprobación ante la COVID-19/Retorno al trabajo para medianas empresas”, con la cual se debe elaborar un “diagnóstico situacional” de las condiciones, equipos, recursos y materiales necesarios que hay que considerar para garantizar el retorno seguro de los trabajadores a las actividades esenciales de los centros laborales.
De esta forma, las empresas deberán detectar y aplicar medidas preventivas que sean viables para prevenir y mitigar el riesgo de contagio.
Es muy importante que las empresas estén conscientes de que toda actividad económica que se desarrolle en esta reactivación estará necesariamente relacionada con la pandemia y su comportamiento, por lo que es necesario que cuenten con datos e información sobre la enfermedad que les ayude a tomar mejores decisiones y mejorar su estrategia de reactivación económica”, apuntó Juan Manuel Wong Urrea, director general de la plataforma de datos sobre el coronavirus en México, Luppa (Plataforma de Información Geoespacial para el Bienestar de México), a través de un comunicado.
De esta manera, las empresas deberán tener lineamientos para proteger la salud de sus trabajadores, proveedores, visitantes y contratistas, así como infraestructura como letreros que recuerden a los trabajadores lavarse las manos de manera frecuente, mantener sana distancia o limpiar y desinfectar superficies y objetos de uso común, informó la plataforma.
En el caso de quienes no puedan regresar a sus labores por cuestiones de salud, edad o alguna condición especial, se les debe facilitar el home office o crear un sistema de horarios escalonados para evitar concentraciones en las instalaciones.
Medidas como implantar programas permanentes de capacitación para el personal de todos los niveles con el fin de que todos sepan cómo cuidarse en su centro de trabajo, así como vigilar la salud emocional de los empleados, son algunos de los nuevos protocolos que deberán seguirse, indicó Luppa.
Así, los trabajadores tendrán derecho a recibir –y los jefes la obligación de garantizar– diferentes apoyos para realizar de manera segura sus labores, según establecen las autoridades.
¿El final de las quincenas?
En ese entorno, las empresas deberán tener modelos más flexibles, que podrían servir para modificar procesos que no habían cambiado en décadas, incluso uno de los más importantes para todos sus colaboradores: el día de pago.
Hace unos días, la jefa de gobierno de la Ciudad de México, Claudia Sheinbaum, y el presidente de la Asociación de Bancos de México, Luis Niño de Rivera, anunciaron que invitarán a los integrantes del Consejo Coordinador Empresarial (CCE), asociaciones, gremios, mercados y tianguis a distribuir el pago de salarios para que se disperse a lo largo del mes con el fin de evitar las aglomeraciones los días 15 y 30 de cada mes.
Sería, en términos prácticos, el final de las quincenas. Pero hacer un cambio de este tamaño requiere modificar procesos muy importantes al interior de las organizaciones.
Nima Pourshasb, fundador y director general de “minu”, una start up mexicana, tiene la solución a eso, ya que su empresa ofrece acceso mediante una app al salario ya trabajado cuando los trabajadores lo necesiten.
En el mundo, la tendencia es que todos los empleados tengan acceso a su salario trabajado en el momento en que ellos quieran, y así se evitan aglomeraciones”, aseguró en charla con López-Dóriga Digital.
“Hoy eliges la música, pides la comida y solicitas el taxi cuando quieres, entonces, en un mundo donde todo es on demand, el salario que hemos trabajado y ya es legalmente nuestro, también debería ser on demand”, subrayó.
Pourshasb aseguró que, en Estados Unidos, la mitad de las 200 empresas más importantes ya tienen este modelo, y que ellos en México ya trabajan con compañías como Total Play, Mabe o Grupo Brisas.
“En México, un modelo como este resolvería un problema muy profundo de falta de liquidez que existe, porque 3 de cada 4 mexicanos no tienen ningún ahorro y viven de quincena en quincena”, reveló.
Por esa razón, cuando hay imprevistos, se endeudan y eso hace que el nivel de endeudamiento en el país sea alarmante, porque 1 de cada 3 mexicanos pide préstamos para pagar gastos recurrentes con tasas muy altas”.
Pourshasb apuntó que los conceptos de la nueva normalidad deben estar alineados con cambios como este, ya que deben incluir empoderamiento, autogestión y flexibilidad.
Hacia nuevos códigos de vestimenta
Otra modificación que puede llegar a las oficinas a consecuencia de lo que se vivió en el mundo durante el confinamiento es el cambio del código de vestimenta.
“Hemos vivido una cierta ‘cuarentena del consumo’ en donde, por ejemplo, la gente ha podido ver y experimentar que usa de manera muy diferente su ropa”, aseguró Annabelle Sulmont, representante en México del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
Por eso hay que preguntarse qué hay detrás del código de vestimenta que existe en las oficinas, el cual generalmente se relaciona con una cuestión de poder, de branding y de asociarse a una marca o a una empresa”, expuso al participar en el panel de discusión virtual “Propuestas para redireccionar los efectos del COVID-19. Hacia una industria de la moda más justa y sustentable”.
Sulmont planteó que es un buen momento para impulsar con más fuerza las iniciativas de sustentabilidad de la industria de la moda, y en el trabajo podría ser un área importante para aplicarlas.
“Quizá los criterios de las empresas (para el código de vestimenta) ya pueden ser más enfocados a la sostenibilidad y al consumo responsable, ya no hay otros criterios para pensar o sostener la vestimenta (que se usa hoy) en el trabajo”, recalcó.
Cómo ayuda la Inteligencia Artificial
Y además de cambiar paradigmas, durante la nueva normalidad muchas de las empresas deberán invertir en tecnología que le ayude a tener entornos más saludables.
En ese terreno, la empresa tecnológica IBM desarrolló su servicio “Watson Works”, que es una integración de productos que utilizan modelos y aplicaciones de Inteligencia Artificial para gestionar, basándose en datos, temas como la asignación de espacios en las oficinas para empleados, identificar las zonas prohibidas y controlar la circulación de las personas, así como vigilar el distanciamiento social y el uso de mascarillas.
Asimismo, con esta herramienta se podrán analizar en tiempo real datos como tasas y tendencias de infección local, síntomas de los empleados y resultados de las pruebas compartidos de manera voluntaria para decidir cuál es el mejor momento para reiniciar actividades.
Y cuando un empleado notifique que tuvo un resultado positivo en el examen de COVID-19, esta herramienta podrá servir –previo consentimiento del empleado– para rastrear los contactos que tuvo recientemente, realizar entrevistas y utilizar información de múltiples fuentes para ayudar a identificar individuos que deben ser notificados de una posible exposición.
Así que la “nueva normalidad” definitivamente deberá cambiar los lugares en los que trabajan las personas para mantenerlas sanas que, indudablemente, se reflejará en la productividad de los colaboradores.
