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Un freelancer no existe como categoría fiscal ante el SAT. Lo que existe es una persona física que trabaja por cuenta propia y debe cumplir las obligaciones fiscales de su actividad. Para un diseñador, su situación depende de cómo presta sus servicios, a quién le cobra y del régimen en el que está inscrito.
Para verlo en práctica, seguiremos el primer año de un diseñador mexicano que comienza con clientes locales y después consigue uno en el extranjero. Es un caso compuesto, basado en situaciones que puede enfrentar un profesional independiente. El cambio empieza cuando uno de sus primeros clientes le pide una factura.
Antes de registrarse, el diseñador trabajaba con clientes locales que le encargaban logotipos, piezas para redes sociales y materiales publicitarios. Enviaba una cotización, entregaba el diseño y recibía el pago. Hasta entonces, ninguno le había pedido una factura.
Cuando una empresa le solicitó un comprobante fiscal, tuvo que formalizar la operación y empezar a facturar. El trabajo era similar a los anteriores, pero ahora también debía cumplir con la parte fiscal.
No tenía que buscar un supuesto “régimen para freelancers”. Debía registrarse como persona física y dar de alta la actividad profesional que realizaba. El SAT contempla el régimen de servicios profesionales, aunque también existen otras opciones, como RESICO, según la situación de cada contribuyente.
Para empezar, el diseñador necesita su RFC, el Registro Federal de Contribuyentes con el que se identifica ante el SAT, y la e.firma para realizar trámites fiscales por medios electrónicos. Al registrar su actividad, debe asegurarse de que corresponda con los servicios que realmente presta.
También tiene que elegir el régimen fiscal que le corresponde. Puede tributar en el régimen de servicios profesionales o, si cumple con los requisitos, en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Cada opción tiene obligaciones distintas para declarar ingresos, gastos y demás operaciones.
Antes de emitir su primera factura, debe saber qué régimen tiene registrado y qué implica para su actividad en cuanto a los impuestos para freelancers. En este punto también conviene entender cómo funcionan los impuestos de un freelancer, ya que las obligaciones no son iguales en todos los casos.
Cuando el diseñador empieza a facturar, debe emitir CFDI, el Comprobante Fiscal Digital por Internet. Este documento registra cada servicio facturado e incluye los datos fiscales del emisor, del cliente y de la operación.
El CFDI no sustituye a la cotización ni al contrato. La cotización establece el trabajo y su precio, mientras que el CFDI documenta la operación para efectos fiscales.
Antes de emitirlo, el diseñador debe revisar los datos fiscales del cliente. Un error en la factura puede complicar el control de la operación más adelante.
Tras varios proyectos con negocios pequeños, el diseñador consigue trabajar con una empresa y se enfrenta por primera vez a una retención.
Cuando una persona moral contrata determinados servicios profesionales de una persona física, puede aplicar una retención y entregar esa cantidad a la autoridad fiscal. Para el diseñador, esto puede hacer que el pago recibido sea menor al valor total del servicio.
Al recibir el dinero, debe comprobar que el monto coincida con el CFDI y considerar las retenciones correspondientes. El depósito bancario por sí solo no explica toda la operación.
También debe tenerlo presente al preparar una cotización. Además del precio del servicio, necesita saber cómo se documentará el trabajo y qué tratamiento fiscal corresponde según el tipo de cliente.
Meses después, el diseñador consigue un cliente extranjero. El servicio es similar a los que ya realizaba, pero ahora necesita revisar cómo debe documentar la operación por tratarse de un cliente fuera de México.
Tener clientes en otro país no elimina sus obligaciones fiscales. Antes de emitir el comprobante, debe considerar dónde se encuentra el cliente y las características del servicio para determinar el tratamiento fiscal que corresponde.
Al llegar al cierre del ejercicio, el diseñador descubre varios problemas que había dejado pasar durante el año. Uno de ellos fue pagar herramientas de trabajo sin conservar correctamente el comprobante fiscal correspondiente.
Un gasto real no se convierte automáticamente en una deducción autorizada. Para que pueda considerarse como tal, debe cumplir las condiciones del régimen fiscal correspondiente y contar con la documentación necesaria.
También encuentra errores en algunos CFDI. En una factura había datos incorrectos del receptor y en otra no revisó bien la información antes de emitirla. Aunque los servicios se habían entregado correctamente, corregir esos comprobantes complicó su administración.
Algo parecido ocurrió con su cuenta bancaria. Como utilizaba la misma cuenta para recibir pagos de clientes y cubrir gastos personales, tuvo que identificar depósito por depósito cuáles correspondían a su actividad profesional.
Al ordenar la información del año, se da cuenta de que varios problemas podían haberse evitado con algo tan sencillo como revisar los CFDI, conservar los comprobantes y separar los movimientos personales de los del trabajo.
Para el segundo año, el diseñador ya sabe dónde tuvo problemas y ajusta su forma de trabajar. Separa los movimientos de su actividad profesional de los gastos personales, revisa los datos fiscales antes de emitir un CFDI y conserva los comprobantes de cada operación.
También registra sus ingresos y gastos conforme ocurren, en lugar de intentar reconstruir meses de información cuando llega el momento de declarar. Con ese orden, puede identificar con mayor facilidad qué cobró, qué pagó y qué documentos respaldan cada movimiento.
Para quien está por emitir su primer comprobante, lo importante es resolver su situación fiscal antes de comenzar a cobrar: tener clara la actividad registrada, el régimen que corresponde, las obligaciones que genera y la forma en que debe documentar sus servicios.
El trabajo creativo sigue siendo lo principal, pero facturar y llevar un registro ordenado también son parte de trabajar por cuenta propia. Empezar con esa estructura desde el primer cliente evita tener que corregir y ordenar todo después.
