No son tiempos sencillos para muchos emprendedores y empresas en México, en especial si se trata de una peluquería en un centro comercial.
Innovación de las peluquerías y pymes mexicanas viene de la mano del software de gestión de turnos
No son tiempos sencillos para muchos emprendedores y empresas en México, en especial si se trata de una peluquería en un centro comercial. Es que ya no solo hablamos de hacer el mejor corte de pelo, sino de brindar una experiencia que sea satisfactoria tanto para el cliente como para el empleado. Un "omotenashi" de la gestión de turnos como lo planificaría una empresa japonesa. Solo tendremos que revisar lo que están haciendo las peluquerías más exitosas de México para darnos cuenta de la importancia de incorporar una herramienta de gestión de turnos.
Si bien durante muchos años se trató de un negocio funcionaba bajo demanda, esto es, a medida que llegaban los clientes se atendía a cada uno de ellos, la realidad demostró que la incorporación de un software de gestión de turnos es más conveniente para todos. Por un lado, los administradores de una peluquería pueden planificar mejor la cantidad de personas que pueden atender cada día. Por el lado del cliente, ellos pueden elegir el momento más cómodo, evitando tener que esperar sentado en la recepción leyendo una revista de moda de 2010. Este “win-win” se hizo muy popular en muchos negocios y de a poco fue llegando a los emprendimientos dedicados a la belleza personal. En este artículo veremos algunas de las herramientas que más se usan en este sector de gran crecimiento en México, con 47 mil establecimientos en la capital.
Elegir un software no es nada fácil, en especial, por la amplia variedad de opciones que ofrece el mercado internacional en México. Sin embargo Factorial se ha consolidado como un referente en la gestión de turnos del sector al ofrecer un equilibrio notable entre potencia, inteligencia integrada y facilidad de uso.
Esta plataforma se destaca por su enfoque, integrando la gestión de turnos de trabajo con el resto de las funciones críticas de una peluquería, como el control horario y el procesamiento de nóminas. La herramienta permite a los administradores diseñar y publicar horarios en cuestión de minutos, ya sea utilizando plantillas personalizables o creando calendarios desde cero.
Su interfaz es altamente visual e intuitiva, facilitando la asignación de turnos mediante un sistema de "arrastrar y soltar" que permite visualizar de forma clara la cobertura de cada puesto y evitar déficits o solapamientos de personal. La verdadera inteligencia de Factorial reside en su capacidad para aprender de las necesidades específicas de la empresa, lo que lo convierte en un robusto software de gestión de turnos.
Los administradores de peluquerías pueden configurar reglas como considerar la disponibilidad de personal, la carga horaria de los empleados, las habilidades requeridas para cada tarea y, lo más importante, las normativas legales vigentes sobre tiempos de descanso y horas máximas trabajadas. Esta automatización minimiza drásticamente el riesgo de errores humanos como podía suceder antaño con una hoja de papel o la clásica planilla de Excel que sigue siendo usada como si fuera una base de datos fiable.
Otro punto clave de Factorial es las posibilidades que ofrece para que los empleados sean más autónomos. A través de su portal o su aplicación móvil, los trabajadores pueden consultar sus horarios en tiempo real, solicitar cambios o intercambiar turnos de trabajo con sus compañeros, todo ello sujeto a la aprobación del supervisor. Para una peluquería, por ejemplo, esto es un beneficio que vale oro. Debido a cambios en la demanda, es posible planificar con anticipación, teniendo en cuenta los horarios en donde hay más personas. Incluso se puede planificar horarios en donde no hace falta trabajar porque no hay citas otorgadas. Esta transparencia y comunicación fluida es un beneficio tangible que mejora significativamente el clima laboral y el compromiso de los empleados.
Si bien Factorial se presenta como una solución 360, el ecosistema de software de gestión de personal es bastante grande por ser un sector con muchísima competencia. Por suerte existen muchas alternativas con enfoques distintos que pueden ajustarse a necesidades específicas de tamaño y sector. Una plataforma reconocida a nivel internacional, especialmente en sectores dinámicos como el retail y la hostelería, es Deputy. Este software se hizo popular en los últimos años por contar con una potente app para dispositivos móviles y por centrar su enfoque en la comunicación instantánea. Para los administradores de una peluquería, este tipo de sistemas permiten establecer turnos vacantes cada día para que los empleados los tomen según su disponibilidad. Es por eso que es una solución ideal para muchas empresas pequeñas.
Otra alternativa importante es When I Work, que ha ganado terreno entre las pequeñas y medianas empresas gracias a un modelo de precios accesible y su énfasis en la colaboración del equipo. Este software funciona como un centro de comunicación interna y ayuda a los gerentes a prever los costos laborales asociados a un horario antes de su publicación. Se trata de una forma clara de evitar comunicaciones usando canales poco convenientes como WhatsApp.
En el ámbito de la planificación de pymes, aTurnos es una de las propuestas más llamativas. Usa algoritmos avanzados para automatizar la creación de los calendarios, considerando múltiples variables que son difíciles de pensar por una persona como las restricciones legales, los convenios colectivos de trabajo y las habilidades específicas de cada empleado. Kenjo, por su parte, se enfoca en la experiencia del empleado, facilitando la creación de esquemas de turnos visuales y permitiendo a la plantilla solicitar intercambios entre compañeros, previa aprobación del responsable.
Para la gestión de turnos en una peluquería de un centro comercial, por ejemplo, es clave analizar los horarios laborales. No es lo mismo trabajar a la mañana, que por la tarde o cerca de la noche, o un fin de semana. Una mala gestión, especialmente de los turnos rotativos, puede provocar errores que generan malestar en los clientes y caídas de la facturación. Los problemas surgen muchas veces por gestionar mal la herramienta.
Un ejemplo de ello es asignar la misma tarea a dos empleados u omitir los descansos legales. Si el sistema está bien configurado y es usado correctamente, el sistema va a bloquear los horarios ocupados. Una buena gestión optimiza recursos, distribuye mejor las cargas y reduce errores, lo que a su vez mejora la experiencia de los empleados.
Se estima que México tiene una de las mayores fuerzas laborales dedicadas al sector de belleza y peluquería en el mundo. Según datos del Censo Económico 2019 del Ministerio de Economía de México, más de 2.04 millones de personas están dedicadas a este sector, con un salario promedio de 5510 MXN mensuales. Estos datos incluyen a los trabajadores formales e informales. Además se trata de uno de los sectores de mayor crecimiento en los últimos años, con 39 establecimientos nuevos cada mes.
Elegir el sistema adecuado requiere un análisis profundo de las necesidades operativas, ya que no todas las soluciones ofrecen el mismo nivel de funcionalidad o integración.
Una decisión informada debe basarse en criterios clave:
Evaluar la escalabilidad. Quizás un administrador de una peluquería pueda gestionar de forma sencilla un local, pero si el negocio prospera, va a necesitar que el software lo acompañe a varias sucursales con más empleados.
Compatibilidad. Este punto es clave y es el que genera más problemas. Muchos de los sistemas contratados, a veces con licencias carísimas, no son compatibles con los software de gestión de citas. Esto no solo es una gran pérdida económica, sino que también puede ser un dolor de cabeza para los equipos de gestión que deban adaptar estas herramientas.
Facilidad de uso. La plataforma debe ser intuitiva para que pueda usarla cualquier persona, incluso si se incorpora nuevo personal. No debe ser algo hipertécnico, pues tiene que estar al servicio del empleado de una peluquería.
Añadidos que suman. La herramienta debe contar con la capacidad de gestionar elementos como el registro de asistencia en tiempo real, el control de ausencias y horas extra, y el cumplimiento normativo en México. Solo así, el negocio podrá prosperar y estar a la vanguardia de la gestión.
Como podemos ver, para las empresas que dependen de una fuerza laboral con horarios variables como puede ser una peluquería en México, esta ineficiencia se traduce directamente en altos costos operativos y riesgos de calidad en el servicio. Las peluquerías tienen muchos horarios de muy bajo público. No es lo mismo un martes por la mañana que un viernes o un sábado cuando hay muchas recepciones o casamientos. Un dato que hay que tener en cuenta es que este sector además cuenta con algunas características diferentes que otros sectores. El 73% de todas las trabajadoras son mujeres. Además, la facturación de productos capilares llega a los 2700 millones de dólares por año. No es un mercado nada despreciable.
La buena noticia es que este tipo de software de gestión de turnos ofrecen funciones más allá que un simple calendario digital. Son herramientas 360 que centralizan la comunicación, automatizan la asignación de horarios basándose en variables complejas (como las habilidades de cada peluquero o la disponibilidad del empleado) y, fundamentalmente, garantizan un cumplimiento riguroso de la legislación laboral.
