“Getting Things Done” (o GTD), entre los muchos métodos existentes para maximizar la eficiencia, destaca por su enfoque sencillo pero riguroso. Creado por David Allen en 2001, este sistema para mejorar la productividad se ha ganado un ejército de adeptos dispuestos a afrontar la montaña de tareas diarias con serenidad y eficacia. Pero, ¿para qué sirve realmente esta técnica y, sobre todo, es adecuada para todos?
¿Qué es el método Getting Things Done?
En el corazón del concepto del método Getting Things Done —que puede traducirse al español como “Hacer que las cosas se lleven a cabo”—, la acción es el motor. ¿Cuál es la idea? No limitarte a enumerar lo que tienes que hacer, sino estructurar tus tareas de forma que te resulte más sencillo llevarlas a cabo.
Esto empieza por recopilar absolutamente todo lo que es necesario realizar, desde la idea más pequeña hasta tu objetivo profesional. Una vez identificadas estas tareas, pasan por un filtro organizativo en el que los proyectos, los plazos e incluso los elementos que se delegan se desglosan cuidadosamente en listas y calendarios.
Lo interesante de este método es que adopta una visión global y convierte un conjunto de pequeñas obligaciones en acciones concretas. En otras palabras, dejas de estresarte por lo imprevisible, porque todo está listado, planificado y listo para ser ejecutado en el momento adecuado.
Una metodología estructurada en 5 pasos
Con Getting Things Done, David Allen propone un enfoque en cinco pasos que bien podría convertirse en tu nuevo mantra para mejorar tu desempeño y productividad.
Recopila
Todo empieza por recabar toda la información que requieres sobre tus actividades por hacer. Anota cada tarea, idea o cita en lo que Allen denomina una “papelera de entrada”. En esta fase, lo importante no es clasificar, sino recopilar.
Procesa
Después, llega el momento de ordenar estos elementos. ¿Qué debes hacer en este momento? ¿Qué delegar? ¿Qué actividades descartar? La idea es evitar que tareas sin importancia saturen tu vida.
Organizar
Las tareas seleccionadas se dividen en listas o proyectos específicos. Aquí es donde el método Getting Things Done demuestra su fortaleza: cada tarea encuentra su lugar lógico y se lleva a cabo en el momento adecuado.
Revisar
Esta es la etapa clave que frecuentemente se descuida en otros métodos. Getting Things Done recomienda revisar periódicamente el sistema para asegurarse de que todo está actualizado, bien estructurado y, sobre todo, es factible.
Ejecutar
La última fase, y sin duda la más gratificante, es la acción. Con este método, sabes exactamente a qué atenerte y qué tareas abordar primero, en función del contexto, el tiempo disponible y tu energía.
Los beneficios de Getting Things Done
El método Getting Things Done es tan popular porque resulta muy eficaz para estructurar el caos de nuestra vida cotidiana. Al centrarse en la acción, éste elimina la necesidad de perderse en complejas estrategias de planificación. Clasificar cada tarea y proyecto a través de un calendario o lista específica da claridad inmediata a tus prioridades. Mejor aún, te beneficias de una flexibilidad que se adapta a tus pautas de trabajo, sin la rigidez de los sistemas más formales.
En resumen, esta forma de operar libera tu cerebro de la niebla o las trampas mentales que te impiden ser más productivo. Dejas de preguntarte “¿Qué se me olvida?” y por fin te enfocas en lo esencial.
Los límites del método GTD
Sin embargo, el éxito de este método no oculta una serie de limitaciones. Para algunas personas, la falta de priorización formal se convierte en un obstáculo. Si eres de los que tienen mil proyectos entre manos, la simple recopilación de todas tus tareas puede darte rápidamente la impresión de que trabajas horas extra, sin una jerarquía clara.
Depende de cada uno de nosotros definir nuestras prioridades al pasar a la acción, lo que requiere un esfuerzo adicional. Además, Getting Things Done exige una disciplina inquebrantable. Revisar tu sistema a diario o incluso semanalmente no es algo natural para todos. Y seamos sinceros, el rigor inicial que implica el método GTD llega a desanimar a algunas personas incluso antes de recoger los frutos.
¿Una solución milagrosa?
En resumen, el método Getting Things Done resulta atractivo por su sencillez y eficacia, y te permite estructurar tus proyectos y tareas con una claridad desconcertante. Dicho esto, requiere cierto rigor en su aplicación. Si eres de los que procrastinan, este sistema podría darte el marco que necesitas para pasar finalmente a la acción. Por el contrario, quienes busquen un sistema de priorización más automático, lo encontrarán demasiado lineal para su gusto.
¿Estás preparado para adoptar el método GTD y transformar tu rutina diaria en una implacable máquina de producción? Quizá el futuro de tu lista de tareas pendientes ya esté aquí.
